Neste processo, criam-se padrões de organização associados a índices para pesquisas e referências futuras facilitando a busca, a recuperação, a visualização e o acesso às informações contidas em cada arquivo. Eliminam-se, portanto, as barreiras ou as limitações normalmente aplicáveis ao manuseio dos documentos na sua forma física. Transpõem-se as barreiras geográficas e otimizam os recursos. A disponibilização do conteúdo é praticamente instantânea.

Com a Gestão Eletrônica de Documentos, é possível restringir o tipo de acesso e oferecer permissões distintas para cada tipo de usuário em um determinado documento. Pode-se definir usuários que apenas visualizam ou que podem, também, imprimir ou compartilhar um determinado arquivo ou documento.