DIGITALIZAÇÃO
DE DOCUMENTOS
Se você está procurando uma solução para gerenciar seus documentos de forma mais eficiente, a Digitalização de Documentos é a resposta. Com um processo que envolve diversas etapas, desde a preparação até a recomposição, você pode transformar seus documentos físicos em formatos digitais, aumentando a velocidade do acesso a informação mantendo sua integridade, acessando-os de qualquer lugar.
Desde 2013, a ARMAZENI vem liderando o mercado de armazenamento e gerenciamento de informações no interior do estado de São Paulo. Atendemos empresas de todos os portes e das mais diversas indústrias, oferecendo soluções completas e diversificadas especialmente desenvolvidas para atender as necessidades específicas de cada cliente/projeto.
Atualmente, possuímos mais de 2.000 m² de área de armazenamento; 360.000 caixas armazenadas e mais de 180.000.000 milhões de documentos arquivados.
A Digitalização de Documentos é um processo de várias etapas que permite obter uma imagem a partir de documento original em meio físico conforme abaixo:
Preparação da Documentação
Processo que consiste na retirada de grampos e clipes de papel, no desamassar dos documentos quando necessário, organização em ordem sequencial pré-definida, separação em lote e, eventualmente, numeração. Cada tipo de documento tem uma característica e complexidade nesta etapa da preparação;
Captura da Imagem com Scanners
A digitalização utiliza scanners de documentos, manuais ou automáticos, dependendo do tipo de documento e do estado físico do papel, convertendo-os para uma mídia digital;
Indexação
A indexação pode ocorrer por input manual dos índices ou de forma automatizada, com a utilização de código de barras ou digitação de um índice-referência com carga automática dos demais índices a partir de um banco de dados relacional;
Validação e Controle de Qualidade
Nesta etapa, é realizada a validação da imagem digitalizada com o documento original garantindo a integridade do processo (físico x digital).
A Digitalização dos Documentos possibilita que o cliente passe a ter seus documentos em formato digital, eliminando a necessidade de buscá-lo fisicamente e, por consequência, otimizando o seu tempo de trabalho. Os documentos digitalizados podem ser acessados através dos GEDs e/ou entregues em alguma mídia.
Facilidade de acesso e de distribuição de documentos;
Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
Facilidade de acesso e de distribuição de documentos;
Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
Redução de custo com recuperação e duplicação;
Preservação do arquivo físico;
Integração de dados ativos e históricos.
